PRIVACY CHARTER
Dit handvest is opgesteld door de SPRL Dokeos, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1301 Bierges, Provincialestraat 264, en die gecontacteerd kan worden op het volgende e-mailadres: info@dokeos.com, ingeschreven bij de ECB onder het nummer: BE 0862 938 031 (hierna “Dokeos” of “wij” genoemd).
Dit Handvest is van toepassing op de website die overeenstemt met het adres https://www.dokeos.com (hierna de “website” genoemd), alsook op alle instanties van de Dokeos-software die namens onze klanten wordt gehost. Het doel van deze mededeling is u te informeren over hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.
Dokeos neemt uw privacy en de veiligheid van uw persoonlijke gegevens zeer serieus. Wij handelen in volledige transparantie, met inachtneming van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna de “Algemene verordening gegevensbescherming” of “GDPR” genoemd).
Als u wenst te reageren op één van de hieronder beschreven praktijken, kunt u contact met ons opnemen via privacy@dokeos.com.
Toestemming
Door de toegang tot en het gebruik van de website verklaart u dat u de hieronder beschreven informatie hebt gelezen, dat u dit handvest aanvaardt en dat u uitdrukkelijk instemt met het verzamelen en verwerken door ons, in overeenstemming met de hieronder beschreven voorwaarden en principes, van uw persoonsgegevens die u ons meedeelt via de website of de software, voor de hieronder aangegeven doeleinden.
U hebt het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de eerder gegeven toestemming.
Welke gegevens verzamelen wij?
Door de website te bezoeken en te gebruiken of door de Dokeos-software te doorbladeren, stemt u uitdrukkelijk in met het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens zoals hieronder beschreven:
uw domein van herkomst (dynamisch IP-adres), dat automatisch door de server wordt gedetecteerd bij elk bezoek aan de website;
indien van toepassing, uw e-mailadres indien u dat vrijwillig aan ons hebt meegedeeld, bijvoorbeeld via het contactformulier of het verzoek om toegang tot een gratis portaal;
informatie over de pagina’s die u op de website hebt geraadpleegd;
alle andere informatie die u vrijwillig aan ons hebt verstrekt;
Informatie verzameld op uw Dokeos LMS-portaal door de portaalbeheerder in uw organisatie. Bijvoorbeeld: uw prestaties in de quizzen, uw vooruitgang in de opleidingen en de opleidingen die u hebt gevolgd. Deze informatie wordt ons toevertrouwd door uw manager, wordt door ons en door onze onderaannemers uitsluitend voor hostingdoeleinden beheerd en wordt niet door ons gebruikt. Onze onderaannemers zijn aan dezelfde verplichtingen onderworpen om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren;
Wij kunnen ook niet-persoonlijke gegevens verzamelen. Deze gegevens worden gekwalificeerd als niet-persoonsgebonden gegevens omdat zij geen directe of indirecte identificatie van een bepaalde persoon mogelijk maken. Deze gegevens kunnen derhalve voor elk doel worden gebruikt, bijvoorbeeld om de website of de software en de informatie die deze bevat, te verbeteren.
Indien niet-persoonsgebonden gegevens op zodanige wijze met persoonsgegevens worden gecombineerd dat identificatie van de betrokkenen mogelijk is, worden deze gegevens als persoonsgegevens behandeld zolang het niet mogelijk is ze aan een bepaalde persoon te koppelen.
Hoe verzamelen wij uw gegevens?
Wij verzamelen uw persoonsgegevens op de volgende manieren:
wanneer u contact met ons opneemt via het contactformulier op de website;
wanneer u het formulier invult om toegang te vragen tot een testportaal;
wanneer u de Dokeos software gebruikt;
door een of meer cookies.
Welke doelen streven we na?
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verzameld en verwerkt voor de hieronder vermelde doeleinden:
om uw vragen of opmerkingen te beantwoorden (bijvoorbeeld vragen over onze software);
om u een testportaal te bieden dat aan uw behoeften voldoet;
om u te informeren over onze producten en diensten;
om de kwaliteit van de website en de informatie die hij bevat te verbeteren.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan redelijkerwijs nodig is voor de doeleinden waarvoor zij worden gebruikt en in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire vereisten, tot een maximum van 2 jaar.
Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
Door middel van een schriftelijk, gedateerd en ondertekend verzoek gericht aan het adres vermeld in punt privacy@dokeos.com van dit handvest en door uw identiteit te bewijzen (door een kopie van uw identiteitskaart/paspoort bij te voegen) kunt u ons verzoeken om
kosteloos de schriftelijke mededeling of een kopie van uw verzamelde persoonsgegevens te verkrijgen. De kopie van uw gegevens zal u worden meegedeeld uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw schriftelijk verzoek;
zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een maand, kosteloos de rectificatie te verkrijgen van uw persoonsgegevens die onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn, alsmede deze aan te vullen indien zij onvolledig blijken te zijn;
de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, met name in de volgende gevallen:
1) wanneer u de juistheid van een gegeven betwist en slechts zolang als nodig is voor onze controle ervan;
2) wanneer u de gegevens, hoewel zij niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking, nodig hebt voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een rechtvordering;
de wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen, met name wanneer een van de volgende gronden van toepassing is:
1) uw gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking ;
2) u uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens hebt ingetrokken en er geen andere rechtsgrondslag voor de verwerking is.
Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Uw gegevens zijn enkel toegankelijk voor personeelsleden van Dokeos en zijn onderaannemers binnen het strikte kader van hun werkrelatie met Dokeos en waarvoor zij zich ertoe verbonden hebben dit charter na te leven.
Wij maken uw persoonlijke informatie niet bekend aan derden zonder uw voorafgaande toestemming, tenzij dit noodzakelijk is om aan uw verzoeken te voldoen of wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.
Gebruiken wij cookies?
De website maakt gebruik van cookies om de navigatie nuttiger en betrouwbaarder te maken. Sommige van deze cookies zijn nodig om de website te laten functioneren, andere worden gebruikt om uw ervaring te verbeteren.
De meeste webbrowsers zijn zo ingesteld dat zij cookies automatisch accepteren. Indien u de manier waarop cookies worden behandeld wenst aan te passen, dient u uw browserinstellingen te wijzigen. Meer informatie hierover vindt u hieronder.
Door de website te bezoeken en te gebruiken, stemt u uitdrukkelijk in met de hieronder beschreven omgang met cookies.
Definitie: Een “cookie” is een gegevens- of tekstbestand dat de server van een website tijdelijk of permanent opslaat op de apparatuur van de gebruiker (harde schijf van een computer, tablet, smartphone of een ander soortgelijk apparaat) via de browser van de gebruiker.
Cookies bewaren een bepaalde hoeveelheid informatie, zoals de taalvoorkeuren van bezoekers. Andere cookies verzamelen statistieken over de gebruikers van een website of zorgen ervoor dat afbeeldingen correct worden weergegeven en dat toepassingen goed werken op de website.
Welke soorten cookies gebruiken wij?
Op de website gebruiken wij de volgende cookies:
Essentiële of technische cookies: dit zijn cookies die essentieel zijn voor de werking van de website, een goede communicatie mogelijk maken en bedoeld zijn om de navigatie te vergemakkelijken;
Statistische of analytische cookies: met deze cookies kunnen wij het aantal bezoekers herkennen en tellen en hun surfgedrag bij een bezoek aan de website bekijken. Dit maakt het mogelijk de browse-ervaring van de gebruiker te verbeteren en maakt het voor hem gemakkelijker te vinden wat hij zoekt;
Functionele cookies: deze cookies maken specifieke functies op de website mogelijk om de bruikbaarheid en gebruikerservaring te verbeteren, waaronder het onthouden van de voorkeurskeuzes van de gebruiker (bv. taal);
Prestatiecookies: deze cookies verzamelen informatie over hoe bezoekers de website gebruiken. Zij stellen ons in staat de inhoud en de prestaties van de website te evalueren en te verbeteren (bv. door het aantal bezoekers te tellen, de populairste pagina’s te identificeren of door te klikken), en de inhoud van de website beter af te stemmen op de persoonlijke voorkeuren van de gebruiker;
Tracking cookies: de website maakt gebruik van tracking cookies via Google Analytics, om ons te helpen de manier te meten waarop gebruikers interageren met de inhoud van de website, en die bezoekstatistieken genereert op strikt anonieme basis. Deze statistieken stellen ons in staat de website voortdurend te verbeteren en de gebruiker relevante inhoud aan te bieden. Wij gebruiken Google Analytics om inzicht te krijgen in het verkeer op de website, de herkomst van dit verkeer en de bezochte pagina’s. Dit betekent dat Google als onderaannemer optreedt. De informatie die door Google Analytics wordt verzameld, wordt zo anoniem mogelijk gegenereerd. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk de personen die de website bezoeken te identificeren. Voor nadere informatie wordt de gebruiker verzocht het gegevensbeschermingsbeleid van Google te raadplegen, dat beschikbaar is op het volgende adres: https://www.google.nl/intl/en_uk/policies/privacy/
De bewaartermijn voor cookies varieert naar gelang van het type: essentiële cookies worden over het algemeen bewaard totdat de browser wordt afgesloten, terwijl functionele cookies 1 jaar geldig blijven en prestatiecookies 4 jaar.
Wij staan toe dat openbare zoekmachines de website via “spiders” bezoeken met als enig doel de toegang tot en de inhoud van de website via hun zoekmachines beschikbaar te stellen, zonder dat wij het recht verlenen om de website te archiveren. Wij behouden ons het recht voor de toestemming zoals vermeld in dit artikel te allen tijde in te trekken.
Hoe kunt u cookies beheren/deactiveren?
De meeste browsers zijn ingesteld om cookies automatisch te accepteren, maar bij alle kunt u de instellingen aanpassen aan uw voorkeuren.
Als u niet wilt dat de website cookies op uw computer/mobiel apparaat plaatst, kunt u deze eenvoudig beheren of verwijderen door uw browserinstellingen te wijzigen. U kunt uw browser ook zo instellen dat u een bericht krijgt wanneer u een cookie ontvangt, zodat u kunt beslissen of u het al dan niet aanvaardt.
Indien u bepaalde cookies wenst te blokkeren en/of te beheren, kunt u dit doen door de link te volgen die gekoppeld is aan uw browser :
Internet Explorer:
https://windows.microsoft.com/en-us/windows-vista/block-or-allow-cookies
Chroom:
https://support.google.com/accounts/answer/61416?hl=en
Firefox:
https://support.mozilla.org/en-US/kb/enable-and-disable-cookies-website-preferences
Safari:
https://support.apple.com/kb/PH5042
Indien u geen cookies van Google Analytics wenst te aanvaarden, kunt u dit aangeven via de cookiemelding die verschijnt bij uw eerste bezoek aan de website of door uw browserinstellingen zo aan te passen dat u cookies weigert.
Om niet langer door Google Analytics gevolgd te worden op een website, wordt u verzocht de volgende website te bezoeken
https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Als u bepaalde cookies uitschakelt, is het mogelijk dat sommige onderdelen van de website niet of slechts gedeeltelijk beschikbaar en/of bruikbaar zijn.
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om voor de verwerking en de verzamelde gegevens een beveiligingsniveau te garanderen dat in verhouding staat tot de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen, aangepast aan het risico. Wij houden rekening met de stand van de kennis, de uitvoeringskosten en de aard, de reikwijdte, de context en de doeleinden van de verwerking, alsmede met de risico’s voor uw rechten en vrijheden.
Bij de overdracht of ontvangst van gegevens op de website maken wij altijd gebruik van coderingstechnologieën die erkend zijn als gangbare standaarden binnen de IT-sector.
Wij hebben passende veiligheidsmaatregelen getroffen om het verlies, het misbruik of de wijziging van op de website ontvangen informatie te beschermen en te voorkomen.
Hoe dien ik een klacht of claim in?
Indien u wenst te reageren op één van de in dit handvest beschreven praktijken, kunt u contact met ons opnemen via privacy@dokeos.com.
U kunt een klacht indienen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer op het volgende adres
Gegevensbeschermingsautoriteit
Rue de la Presse, 35
1000 Brussel
Telefoon + 32 2 274 48 00
Fax: + 32 2 274 48 35
commission@privacycommission.be
U kunt ook een klacht indienen bij de rechtbank van eerste aanleg in uw woonplaats.
Voor meer informatie over klachten en beroepsmogelijkheden kunt u terecht op het volgende adres van de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
https://www.privacycommission.be/de/node/19254
Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Voor vragen en/of klachten, met name over de duidelijkheid en toegankelijkheid van dit handvest, kunt u contact met ons opnemen op de volgende adressen
Per e-mail:
privacy@dokeos.com
Per post: Dokeos SPRL, Rue Provinciale, 264, 1301 BIERGES
Wijziging van het huidige Handvest
Wij behouden ons het recht voor de bepalingen van dit handvest te allen tijde te wijzigen. De wijzigingen zullen worden bekendgemaakt met een waarschuwing betreffende de inwerkingtreding ervan.
Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Dit Handvest wordt beheerst door het Belgische recht.
Elk geschil met betrekking tot de interpretatie of de uitvoering van dit Handvest zal onderworpen zijn aan het Belgisch recht en valt onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Waals-Brabant, België.
Laatste update : 7 mei 2018
