Le cahier des charges de votre projet digital learning est une étape importante qui va vous permettre de formaliser et synthétiser la demande soit le besoin de formation de votre entreprise. C’est également un document indispensable pour pouvoir construire ensuite un programme de formation pertinent.
Le cahier des charges : première étape d’un projet de digital learning
Le cahier des charges reprend la réflexion stratégique qui favorise le digital learning comme méthode d’apprentissage et sa pertinence face à des objectifs spécifiques. Plus il est détaillé, plus les chances de succès sont grandes.
De plus, il répond à des critères précis. En effet, le cahier des charges est désigné par la norme NF X50-756 et est définit comme étant « un document contractuel fixant les modalités d’exécution d’une action de formation ».
Il n’existe pas de cahier de charges idéal et chaque projet de formation est unique. Toutefois, un cahier de charge pertinent doit définir le contexte de la formation, les objectifs, les publics cibles ainsi que les besoins techniques nécessaires quant au projet de digital learning défini.
Ce guide est structuré par notre équipe de chefs de projet afin de vous servir de modèle pour son élaboration.
Le contexte de la formation en digital learning
La première étape est de définir:
- Les ressources disponibles : humaines, techniques et éventuellement les contenus de formations.
- Les publics: étude approfondie sur les qualités, l’homogénéité et la taille de l’audience.
- Les contraintes: certification, présentiel obligatoire, contraintes techniques, auto-évaluation, etc.
- Les délais de mise en oeuvre et de finalisation du projet, pour chaque intervenant.
Les objectifs du digital learning
Plusieurs paramètres changent l’approche et les fonctionnalités à intégrer à la solution:
- L’analyse du niveau actuel par rapport aux compétences recherchées: les concepts clés sont-ils intégrés par les équipes?
- La définition du niveau souhaité: Il s’agit d’une liste exhaustive des compétences attendues à savoir les éléments d’un discours de vente, argumentaire technique, liste de protocoles médicaux, règlementations en vigueur.
- L’évaluation prévue: l’acquisition des compétences est-elle certifiée ou l’auto-évaluation est-elle suffisante?
- Le mode de distribution: vente de cours en ligne (avec catalogue, panier d’achat, gestion de facture) ou formation en interne (parcours déterminés, outil pour reproduire la structure interne de l’entreprise)
L’implication des publics
Afin d’assurer l’engagement des équipes dans leur parcours de formation, certains éléments doivent être mentionnés dans le cahier des charges tels que:
- Le responsable du programme, la personne de référence pour les apprenants.
- L’organisation de parcours de formation spécifiques en fonction de critères géographiques, hiérarchiques, sectoriels, etc.
- Le matériel pédagogique: quiz, vidéo, images… diversifier et personnaliser les contenus stimule l’implication des apprenants.
- Le scénario de formation
Les besoins techniques
Les paramètres techniques et logistiques répondent aux besoins définis précédemment. L’entreprise rassemble alors tous les éléments à disposition; documents, informations, experts, etc; et opte pour les possibilités suivantes:
- Plate-formes multiples: ordinateur, tablette, smartphone, online ou offline
- Système embarqué: à l’intérieur des équipements médicaux par exemple
- Blended learning: formation complétée de séances présentielles
- Respect de normes: besoin de faire passer des audit au logiciel pour assurer la conformité du système.
- Besoin de reporting: compatibilité avec les exigences des OPCA par exemple.
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