Votre entreprise a mis en place une assurance qualité ? Encore faut-il que vos collaborateurs appliquent correctement les process et protocoles définis dans le cadre de ce document. Pour cela, il est indispensable de les former. Pourquoi pas avec l’e-learning ? Dans cet article, Dokeos, acteur de l’e-learning très implanté dans les secteurs les plus réglementés (santé, pharma…), expose dix étapes pour mettre en place une formation en ligne à l’assurance qualité.
Rapidité, temps réel, possibilité de former un très grand nombre de collaborateurs partout dans le monde… : les atouts de l’e-learning sont nombreux en matière de formation aux protocoles d’assurance qualité. Ce guide vous présente étape par étape la procédure à suivre pour mettre en place un programme solide de formation en ligne.
1. Analysez vos besoins en formation
Une analyse des besoins couvre un grand nombre d’aspects. Par exemple :
– performance et qualification actuelle des salariés,
– dysfonctionnements constatés dans le respect et l’application des procédures,
– identification des domaines devant être améliorés…
Cette analyse peut impliquer l’évaluation des missions et des employés, des observations sur le terrain ainsi que des rencontres avec les intervenants dans le cas où il serait nécessaire de réévaluer vos objectifs actuels de formation en ligne.
2. Clarifiez les attentes et les objectifs pédagogiques
Créer des formations en ligne à l’assurance qualité implique de définir des attentes, des objectifs pédagogiques, ainsi que des résultats précis. En d’autres termes, vous devez déterminer la façon dont vous pouvez répondre au manque de qualification afin d’atteindre les résultats escomptés.
Clarifiez les attentes de chaque membre de votre organisation incluant les salariés apprenants, les managers ainsi que l’équipe RH / formation. Chaque personne doit connaître son rôle, ses responsabilités professionnelles ainsi que ses obligations relatives à la formation en ligne.
3. Développez un calendrier d’implantation
L’Assurance Qualité (AQ) repose avant tout sur l’organisation et la planification. Ainsi, le programme de formation en ligne à l’assurance qualité doit être défini en amont avec le plus grand soin. Un échéancier de mise en œuvre vous permettra de gérer intelligemment tous les aspects de votre programme de formation en ligne à l’assurance qualité sans vous écarter de vos objectifs.
Votre échéancier devra tenir compte de tous les détails, de la sélection de votre équipe d’e-learning à la définition des objectifs d’apprentissage, tout en passant par le déploiement du Learning Management System (LMS). Assurez-vous de prévoir suffisamment de délais pour parer aux imprévus !
4. Montez une équipe projet pour mettre en place la formation en ligne à l’assurance qualité
Assignez les rôles dès le début pour que chacun sache à quoi s’attendre, mais aussi ce que l’on attend de lui. Idéalement, vous devriez désigner un responsable ou chef de projet en mesure de déléguer des tâches et de s’assurer que l’équipe respecte l’échéancier. Vous pouvez également utiliser un outil de gestion de projet en ligne afin de faciliter la collaboration. Cela simplifie les échanges d’idées et les retours entre responsables, formateurs en ligne, administrateurs du LMS et développeurs de contenus.
5. Déterminez les critères d’évaluation
Comment définir le succès ? Quels sont les résultats attendus en termes de compétences pour vos salariés ? Comment assurer le suivi de leur progrès ? Préférerez-vous une appréciation qualitative afin d’évaluer les compétences ou une évaluation quantitative pour mesurer le niveau de connaissances des normes qualités ?
Les critères d’évaluation constituent l’un des éléments clés d’un programme de formation en ligne à l’assurance qualité.
Vous devrez également décider à quelle fréquence évaluer la performance des salariés et qui sera la personne en charge de cette évaluation.
6. Impliquez les futurs apprenants et le management
Les employés, les responsables ainsi que les chefs de service doivent être activement impliqués dans chacune des étapes du programme de formation en ligne à l’assurance qualité. Planifiez régulièrement des réunions afin de recueillir leurs retours et solliciter leurs avis. Gardez à l’esprit que l’objectif de la formation est de préparer les apprenants à faire face à un contrôle qualité. Par conséquent, leur retour sur la conception, le déploiement et le suivi du programme de formation en ligne à l’assurance qualité est particulièrement important.
De plus, les responsables et managers doivent « vendre » les avantages de la formation en ligne, afin d’encourager et de motiver les employés à y prendre activement part.
7. Investissez dans des outils efficaces d’e-learning
Les outils auteurs d’e-learning et les LMS sont les éléments structurants de votre programme de formation en ligne à l’assurance qualité.
- Les outils auteurs vous permettent de concevoir des contenus favorisant l’engagement des apprenants et permettant de transmettre les connaissances essentielles. Si vous êtes pressé par le temps, préférez des outils auteurs « rapid-learning » avec fonctionnalités intégrées et modèles d’e-learning prédéfinis.
- La plateforme LMS vous permet de déployer et de suivre votre stratégie de formation en ligne, notamment grâce à des outils de reporting avancés. Si votre entreprise intervient dans un secteur réglementé, il peut également être souhaitable d’opter pour un LMS dont les fonctionnalités intègrent les normes en vigueur, à l’instar de Dokeos (Le LMS Dokeos est compatible FDA 21 CFR PART11, ISAE3402, ISO27001…)
A noter : il est aujourd’hui important de penser « mobile » et de choisir des plateformes et outils responsive, adaptables à tous les écrans (ordinateur, tablette, téléphone). Bien entendu, la dernière version de Dokeos intègre cette dimension responsive.
8. Concevez des parcours et des formations personnalisés
Les procédures et protocoles d’assurance qualité sont spécifiques à chaque service et type de poste. Vos collaborateurs en R&D doivent ainsi se plier à certaines normes, afin de respecter les protocoles de la FDA. Tandis que vos représentants commerciaux peuvent être assujettis à un autre protocole réglementaire. Il n’est donc pas possible de mettre en place une approche de formation « générique », commune à tous les profils. L’optimisation du dispositif passe par des parcours de formation et des modules e-learning personnalisés.
9. Recueillez un feedback « en continu » sur vos formations en ligne
Les retours sur la formation en ligne ne doivent pas se limiter au feedback effectué par les apprenants à l’issue de leur parcours. Il s’agit au contraire d’orchestrer des retours « en continu », qui vous permettent d’ajuster, en temps réel, votre programme de formation en ligne à l’assurance qualité.
Réalisez des sondages, organisez des groupes de discussion ainsi que des entretiens afin de recueillir le maximum de données avant, pendant et après chaque cours de formation en ligne.
Vous pouvez également rendre les choses plus interactives en proposant des webinaires en direct. Cela donne aux employés l’opportunité de s’exprimer et de partager leurs idées et remarques. Vous pourrez les utiliser pour perfectionner votre programme de formation en ligne à l’AQ et atteindre les résultats escomptés.
10. Améliorez en continu votre formation en ligne à l’assurance qualité
Il est important de surveiller continuellement l’efficacité de vos formations en ligne. Les indicateurs de reporting de votre LMS vous permettent d’identifier les aspects de votre programme qui ont besoin d’être améliorés. Par exemple, un faible taux de complétion indique un manque de motivation ou d’engagement de la part des employés, tandis qu’un faible taux de réussite peut être le signe d’une formation mal conçue ou peu claire.
A retenir
La création d’un programme de formation en ligne à l’assurance qualité nécessite :
- une analyse fouillée des besoins en amont
- beaucoup de planification
- un engagement actif de toutes les parties prenantes, lors de l’élaboration des parcours et après leur mise en place. Le feedback des apprenants est en effet indispensable pour améliorer en continu votre stratégie d’e-learning
- un LMS et un outil auteur adapté à vos besoins, vous permettant de tirer profit des technologies d’apprentissage modernes. Le LMS Dokeos intègre un outil auteur et un reporting performant, il est de plus particulièrement adapté aux secteurs très réglementés.
Pour découvrir les atouts du LMS Dokeos, n’hésitez pas à les tester ! C’est gratuit et c’est ici !
