Aucune action de formation ne sera reconnue par un OPCO sans signature de cette feuille de présence si importante ! Et la formation à distance ne dispense pas de l’émargement. Plus qu’une simple formalité, cette étape légale est inscrite dans le code du travail. Et pour vos apprenants il s’agit d’un document à haute valeur ajoutée car il joue le rôle de certificat validant ses compétences acquises.
Afin de permettre la gestion et la signature électronique de vos feuilles d’émargement depuis votre plateforme LMS, Dokeos annonce s’allier avec Edusign, le spécialiste de la feuille de présence dématérialisée pour les organismes de formation. Pour cette raison et d’autres encore, Dokeos LMS est le leader du digital learning. La preuve ? Nous avons réalisé un tableau comparatif des meilleurs LMS en France.
Quelles sont les modalités de l’émargement en formation?
La définition de l’émargement comme elle apparaît dans le dictionnaire est l’action d’émarger, autrement dit, de signer un document. L’émargement d’un contrat permet d’attester qu’une personne a bien signé le document.
Cette feuille de présence constitue la preuve juridique de la présence lors de l’action de formation. Il s’agit d’une obligation légale prévue dans le Code du Travail et qui s’applique à tous les organismes de formation. La feuille d’émargement sera signée par demi-journée de formation, à la fois par les apprenants et par le ou les formateurs présents. Elle permet d’assurer l’assiduité, la ponctualité et les absences.
Dans le cadre d’une formation à distance, la réalité de l’action peut être vérifiée de diverses façons. Les stagiaires pourront par exemple prouver que les travaux ou devoirs demandés ont bien été envoyés. De plus, les plateformes de formation comme Dokeos LMS permettent généralement de suivre les temps de connexion par apprenant. Mais pour que l’émargement soit 100% reconnu par votre OPCO, il faudra utiliser un système de signature électronique.
A noter pour les directeurs d’organismes de formation, que la manière d’émarger devra être énoncée dans la convention de formation. Des formulaires types sont proposés au niveau régional. Selon chaque formation, le formateur pourra utiliser un état d’émargement individuel ou collectif (c’est-à-dire rassembler plusieurs émargements sur un même document).
Dokeos propose l’émargement électronique grâce à Edusign
En digital, des solutions existent pour sécuriser et assurer la validité des signatures électroniques. Chez Dokeos, nous avons décidé de nous interfacer avec la solution française Edusign, qui est spécialisé dans la gestion des feuilles d’émargement pour les organismes de formation. Edusign a été entièrement pensé pour faciliter et automatiser les actions administratives redondantes des OF et c’est une solution plus abordable que des acteurs américains comme DocuSign.
De plus, afin de prévenir toute fraude, Edusign a mis en place différentes méthodes pour garantir l’authenticité des signatures des apprenants. Par exemples, la signature électronique sera demandé à l’utilisateur via un QR code qui change toutes les 5 secondes ou via un email sécurisé. Ces méthodes d’émargement sont valides pour les OPCO et autres organismes de financement.
La sécurité des données est primordiale lors de l’émargement. La politique RGPD de votre LMS et du fournisseur de service d’émargement sont primordiales à étudier car si la RGPD n’est pas respectée, alors la trace officielle devient caduque. Ce n’est pas le cas de Dokeos LMS et Edusign, deux acteurs reconnus en Europe comme étant des solutions digitales conformes RGPD et dont la protection des données est l’une de leurs priorités.
La signature de la feuille d’émargement pour l’apprenant est d’une simplicité légendaire dans Dokeos. Une fois son parcours de formation terminé, il sera redirigé vers une page proposée par Edusign où il pourra signer électroniquement et ainsi valider sa « présence » à la formation.
Les apprenants pourront signer depuis une page web ou leur smartphone
Si vous souhaitez intégrer la signature électronique à votre LMS, contactez-nous ! Si vous ne connaissez pas encore Edusign et que vous voulez en apprendre plus, cliquez ici pour vous créer un compte gratuit.
