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Pour vous aider à organiser qui fait quoi, Dokeos propose 6 profils : Directeur des ressources humaines, Administrateur système, Formateur (ou professeur), Coach (ou tuteur) et Apprenant (ou étudiant).

Les droits procèdent par cercles concentriques : le niveau N+1 dispose de tous les droits de N et davantage. Le Directeur RH est une exception : il ne peut administrer le système, même s'il dispose d'une vue globale sur le reporting ou suivi des coaches et des apprenants. Le profil Coach n'apparaît qu'à la création de sessions de formation : il est le responsable d'une session de formation et en assure le suivi.

Exemple de situation : nous sommes une multinationale. Alice est à l'origine du projet. Elle dispose des droits de Directeur RH et agit  comme chef de projet, supervisant les processus et la progression des apprentissages dans l'outil Suivi. Paul est l'Administrateur système. Il importe des listes d'utilisateurs dans le système ou le connecte à l'annuaire LDAP de la société. La compagnie possède 3 centres à Londres, New York et Shanghai. Dans le centre de Shanghai, Ping est le gestionnaire RH local. Il dispose des droits d'Administrateur de sessions de formation et inscrit ses employés aux sessions de formation. Une série d'auteurs (situés dans les 3 centres) produisent et importent des cours. Ils disposent des droits de Formateur ou Professeur. Chang est Coach à Shanghai. Il supervise 30 personnes sur place dans la session de formation Hiver 20008, Shanghai Nouvelles Recrues. Tien-Mu est un nouvel employé. Il est inscrit dans Dokeos avec les droits d'Apprenant et participe aux activités de formation.

Pour modifier un profil, loguez vous comme Administrateur système, entrez dans Administration et recherchez le nom de cet utilisateur. Ensuite modifiez ses droits en cliquant sur l'icône représentant un crayon jaune.